Job opportunity @ Rugby Canada

rugby union world cup : Wales vs Canada nation...

rugby union world cup : Wales vs Canada national teams. (Photo credit: Wikipedia)


rugbycanadaRugby Canada (RC) is the national sport organization committed to the domestic development and international success of Rugby for Canada. OBJECTIVE OF COORDINATOR, CORPORATE COMMUNICATIONS The overall purpose of the Manager, Communications is to serve as a communications resource to Rugby in Canada (AsOne) by assisting in the development and implementation of communications plans and focusing on leveraging Rugby Canada’s stories, brand and reputation in the local, regional, national and international media and rugby communities, while meeting objectives laid out from our Strategic Plan.  As an event based organization, there is a high level of importance placed on the promotion of athletes, teams and programs participating in Rugby Canada hosted events as well as participation based events hosted by other organizations. ROLE OF MANAGER, COMMUNICATIONS The Manager, Communications is responsible for the day-to-day internal and external communications needs of Rugby Canada and serves as Rugby Canada’s initial point of contact for all external media personnel.   In this role the Manager, Communications will provide leadership in all areas of sport information, communications and administration to Rugby Canada’s four operating departments (Administration, Commercial, Rugby and Corporate Governance) including support to all National Teams and Programs, coaches and support staff. CORE RESPONSIBILITIES AND PRIORITIES The Manager, Communications will be responsible for performing the following roles and/or delivering the following outcomes.

  • Internal / External Communications
  • Media Relations and Promotions
  • Competitions and Events
  • Archives and Records
  • Administrative and Commercial Support

The role will also involve a commitment to aspects of:

  • Team / Program Reporting
  • Social Media Management
  • Supported Integration
  • Development and High Performance Support
  • TV Broadcast, Web Streaming, Video Capture and Editing

Key Activities 1.        Internal / External Communications

  • Perform the primary role as Rugby Canada’s main contact, both internally and externally for all general matters related to Communications, Media & PR, Web Hosting and IT (responsible for release and distribution of all rugby news).
  • Perform the additional key role as Rugby Canada’s assignment editor, recruiting and maintaining a team of “rugby journalists” to provide the necessary coverage and support of all National Teams and Programs.
  • Perform a secondary role as internal journalist and therefore will identify potential stories and prepare website news.
  • Work with the Coordinator, National Program Communications to maintain national team player profiles.
  • Develop and maintain a communication plan for Rugby Canada based upon the Rugby Canada website being the #1 method of communication:
                                 – Raise the profile of Rugby Canada                                  – Coordinate regular (preferably daily) updates                                  – Integrate social media into the plan
  • Develop and maintain various communication plans for Rugby Canada teams, programs and their respective camps, tours and competitions referencing the Rugby Canada Communications Plan.
  • Develop and maintain a database of website domain and server information, complete with start / end date and password information.
  • Increase the traffic on all RC websites as well as RC social media environments by developing a new and innovative features on the Rugby Canada website and social environments including live broadcasts, calendars of events, etc.
  • Raise the profile of Rugby Canada and ensure a positive image is presented via our communication to our members, sponsors, supporters, media outlets and the general public.
  • Work with a variety of departments within Rugby Canada as well as partners and sponsors to fulfill all video and photo requirements.  Should be comfortable and knowledgeable with all aspects of video capture, video post-production and editing, and video distribution / broadcast.
  • Where required, prepare and create project plans, scripts, critical patchs and creative for all Rugby Canada video initiatives.
  • Marketing and Event Promotions for events / host organizing committees – sales and promotions – in conjunction with the Coordinator, Promotions and Branding.
  • Manage the Rugby Canada newsletter on a quarterly basis.
  • Provide support in creating instructional sport videos / promotional sponsor videos.
  • Provide communications support to the Board of Rugby Canada, including any special and annual general meetings, and to teams and programs of Rugby Canada relative to donor or sponsor commitments.
  • Manage all assets such as hardware / equipment as well as captured photos and videos.

2.      Media Relations and Promotions

  • Maintain a database of regional, national and international media contacts.
  • Maintain contact with all media contacts and seek out opportunities for interaction between such media and senior members of Rugby Canada Executive and National teams / programs.
  • Develop a team of volunteer and / or contract writers, photographers and videographers.
  • Write media releases and maintain a file of all productions and all publications to be presented as data for Rugby Canada’s annual / Year End Report.
  • Work with the Coordinator, National Program Communications to prepare and continually update a media guide to be used by volunteer workers, contracted personnel and national team managers.
  • Work in conjunction with Event Staff to ensure a consistent approach towards media accreditation at special events and high profile matches.

3.     Competitions and Events

  • Planning and executing press conferences for all special events and high profile matches.
  • Inviting local and national media to Rugby Canada media opportunities.
  • Creating media packages to distribute during event and fielding media requests for matches and events.
  • Organizing, instructing and managing media personnel at matches.
  • Arranging for event coverage (both written and photo, sometimes video).
  • Arrange for appropriate social media coverage in conjunction with the Coordinator, Promotions and Branding.
  • Planning, buying, executing marketing plans for events/matches following leadership and direction set by the official Agency of Record.
  • Delivering creative, meeting deadlines, and ensuring quality control on bought media for promotional and broadcast opportunities.

4.     Archives and Records

  • Develop and maintain a complete archive of video highlights, interviews, photographs and other media content.
  • Work with the Coordinator, National Program Communications to develop an historical culture that promotes an awareness of our alumni, our victoria and other achievements.

5.     Administrative and Commercial Support

  • Work in conjunction with other Rugby Canada staff to:

– Design, produce and post relevant promotional material                                 for event programs and the website;Maintain any ancillary                                 event websites;                               – Maintain any online ticketing programs for special events;                               – Assist in delivering corporate and administrative policy                                 and procedure as it relates to communications. LEVEL OF AUTHORITY A. Structure Reports to: Chief Executive Officer

  • Number of Direct Reports (if applicable): Coordinator, National Program Communications; Communications intern(s) and Freelance / Volunteer Contributors (writers / video)
  • Works closely internally with: Coordinator, National Program Communications; All departments
  • Works closely externally with: Agency of Record (Commercial), IRB, Provincial Unions, International, National and Local Media, etc.

B. Decision Making Authority The Manager, Communications has sufficient authority to take measures that are necessary in addressing media / communication matters in accordance with budgetary limitations, policies and programs in force. Beyond these limits, decisions must be approved by the Chief Executive Officer. DESIRED QUALIFICATIONS / SKILLS

  • Undergraduate degree or diploma, preferably in Sports Management, Public Relations, Communications or a related field supplemented with a minimum of two (2) years working in sport and recreation.
  • Experience in demonstrated sports writing skills. Experience with other forms of media (video editing will be an asset)
  • A comprehensive knowledge of website operations and designs.
  • Familiarity with the sport of Rugby, the Rugby community and the Rugby friendly media outlets would be an asset.
  • A background that demonstrates the ability to open doors to new communication outlets for the sport in Canada.
  • Demonstrated evidence of an ability to work independently without supervision but in accordance with documented policy and procedure guidelines.
  • A record of working as a team member, as well as a history of performing in situations that require self‐leadership and initiative.
  • A background that displays people management and people leadership skills and attributes.
  • A background that displays excellent customer relations and workplace co-operation skills.

GUIDELINES FOR APPLICANTS The appointed individual must be able to display an ability to be flexible in their time commitment, as the person will be called upon to work during periods of extended hours including weekends and evenings. Travel may be required from time to time.  A valid drivers license and passport are essential. Interested applications should submit their resume to by April 1, 2013. We thank all applicants for their interest; however only those selected for an interview will be contacted. AVIS DE POSTE À POURVOIR RUGBY CANADA GESTIONNAIRE DES COMMUNICATIONS Rugby Canada (RC) est l’organisme national de sport engagé au développement national et au succès international du rugby canadien. OBJECTIF DU GESTIONNAIRE/ DE LA GESTIONNAIRE DES COMMUNICATIONS CORPORATIVES L’objectif général du gestionnaire/de la gestionnaire des communications est de servir de ressources en matière de communication pour le sport du rugby au Canada (AsOne) en contribuant à l’élaboration et à la mise en œuvre de plans de communications en mettant l’accent sur la valorisation des histories, de la marque et de la réputation de Rugby Canada dans les médias locaux, régionaux, nationaux et internationaux ainsi que dans les communautés de rugby, tout en respectant les objectifs établis dans notre Plan stratégique. À titre d’organisme axé sur les événements, il existe un niveau élevé d’importance accordé à la promotion des athlètes, des équipes et des programmes participant aux événements tenus par Rugby Canada ainsi que la participation à des événements tenus par d’autres organisations. RÔLE DU GESTIONNAIRE/ DE LA GESTIONNAIRE DES COMMUNICATIONS Le gestionnaire ou la gestionnaire des communications est responsable de répondre aux besoins quotidiens de communication interne et extérieure de Rugby Canada et sert de premier point de contact pour tous les représentants des médias. Dans ce rôle, le ou la titulaire offrira un leadership dans tous les domaines d’information sportive, de communications et d’administration auprès des quatre départements opérationnels de Rugby Canada (Administration, Affaires, Sport et Gouvernance corporative), notamment un soutien à tous les programmes, entraîneurs et membres personnel de soutien des équipes nationales. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES ET PRIORITÉS Le gestionnaire ou la gestionnaire des communications sera responsable d’exécuter les rôles ou de livrer les résultats suivants.

  • Communications internes/extérieures
  • Relations médias et promotion
  • Compétitions et événements
  • Archives et dossiers
  • Soutien administratif et commercial

Le ou la titulaire devra aussi s’engager dans les aspects suivants :

  • Rapports sur les équipes et programmes
  • Gestion des médias sociaux
  • Intégration appuyée
  • Développement et appui à la haute performance
  • Télédiffusion, webdiffusion, captation et montage vidéo

Activités principales 6.     Communications internes/extérieures

  • Exécuter sa principale activité comme principal contact de Rugby Canada à l’interne et à l’extérieur sur toutes les questions générales liées aux communications, aux médias et aux relations publiques, à l’hébergement Web et aux TI (liés à la diffusion et de la distribution de toutes les nouvelles de rugby).
  • Jouer d’autres rôles importants additionnels en tant qu’affectateur de Rugby Canada, recrutant et maintenant une équipe de « journalistes de rugby » pour offrir la couverture et l’appui nécessaires à tous les programmes et les équipes nationales.
  • Exécuter un rôle secondaire comme journaliste à l’interne et ainsi identifier les possibles textes et préparer les nouvelles sur le site Web.
  • Travailler avec le coordonnateur ou la coordonnatrice des communications du programme nationale afin de garder à jour les profiles des joueurs des équipes nationales.
  • Élaborer et maintenir un plan de communication pour Rugby Canada base sur le site Web de Rugby Canada comme principale méthode de communication

– Élever le profil de Rugby Canada                                     – Coordonner les mises à jour régulières                                        (préférablement quotidiennes)                                     – Intégrer les médias sociaux dans le plan

  • Élaborer et maintenir divers plans de communication pour les équipes et les programmes de Rugby Canada ainsi que leurs camps, tournées et compétitions conformément au Plan de communication de Rugby Canada.
  • Élaborer et maintenir une base de données de renseignements de domaines de sites Web et de serveur, avec la date d’entrée/sortie et les renseignements sur les mots de passe.
  • Augmenter le trafic sur tous les sites Web de RC ainsi que les environnements de médias sociaux de RC en développant de nouvelles caractéristiques novatrices sur le site Web et les environnements sociaux de Rugby Canada, notamment des diffusions en direct, des calendriers d’événements, etc.
  • Accroître le profil de Rugby Canada et garantir qu’une image positive est présentée par nos communications à nos membres, nos commanditaires, les médias et le grand public.
  • Travailler avec une variété de départements au sein de Rugby Canada ainsi que des partenaires et des commanditaires afin de répondre à toutes les exigences en matière de vidéo et de photo. Il ou elle devrait être confortable et connaître tous les aspects de la saisie, de la postproduction et du montage vidéo, ainsi que la distribution et la diffusion.
  • Préparer et créer des plans de projet, des scripts, des raccords et d’autres éléments créatifs pour toutes les initiatives vidéo de Rugby Canada, au besoin.
  • Marketing et promotion d’événements, de concert avec les comités organisateurs hôtes (ventes et promotions), en collaboration avec le coordonnateur ou la coordonnatrice des promotions et de la marque.
  • Gérer le bulletin de nouvelles trimestriel de Rugby Canada.
  • Offrir un soutien dans la création de vidéos de sport / vidéos promotionnels pour les commanditaires.
  • Fournir un soutien au Conseil d’administration de Rugby Canada en matière de communications, notamment pour les assemblées spéciales et générales annuelles ainsi que pour les équipes et les programmes de Rugby Canada, relativement aux engagements de donateurs ou de commanditaires.
  • Gérer tout le matériel et l’équipement en plus des photos et vidéos saisies.

7.      Relations médias et promotion

  • Maintenir une base de données de contacts médias régionaux, nationaux et internationaux.
  • Maintenir le contact avec tous les contacts médias et rechercher des occasions d’interaction entre ces représentants des médias et la haute direction de Rugby Canada et des programmes des équipes nationales.
  • Élaborer une équipe de bénévoles et/ou de journalistes, photographes et vidéographes contractuels.
  • Rédiger des communiqués de presse et garder un dossier de toutes les productions et de toutes les publications qui sera présenté comme données dans le rapport annuel de fin d’exercice de Rugby Canada.
  • Travailler avec le Coordonnateur ou la Coordonnatrice des communications du programme national afin de préparer et de continuellement mettre à jour un guide média qui sera utilisé par les travailleurs bénévoles, le personnel contractuel et les gérants des équipes nationales.
  • Travailler en collaboration avec le personnel d’événement afin de garantir une approche cohérente dans l’accréditation des médias pour des événements spéciaux et des matchs de haut niveau.

8.      Compétitions et événements

  • Planification et tenue des conférences de presse pour tous les événements spéciaux et les matchs de haut niveau.
  • Inviter les médias locaux et nationaux aux événements de presse de Rugby Canada.
  • Créer des trousses médias à distribuer pendant les événements et traiter les demandes des médias lors de matchs et d’événements.
  • Organiser, diriger et gérer le personnel des médias lors de matchs.
  • Arranger la couverture d’événement (écrit et photo et parfois en vidéo).
  • Arranger la couverture appropriée pour les médias sociaux avec le coordonnateur ou la coordonnatrice, Promotions et marque.
  • Planifier, acheter et exécuter les plans de marketing pour les événements/matchs suivant la direction et l’orientation établie par l’agence de coordination officielle.
  • Livrer du contenu créatif dans le respect des échéanciers et garantir le contrôle de la qualité sur le temps acheté aux fins promotionnelles et de diffusion.

9.      Archives et dossiers

  • Élaborer et maintenir une archive complète de faits saillants vidéos, d’entrevues, de photos et d’autres contenus média.
  • Travailler avec le coordonnateur ou la coordonnatrice des communications afin de développer une culture historique qui fait la promotion de la connaissance de nos anciens joueurs, de nos victoires et autres réalisations.

10.    Soutien administratif et commercial

  • Travailler en collaboration avec d’autres membres du personnel de Rugby Canada afin de :

– Concevoir, produire et afficher le matériel                                       promotionnel pertinent pour les                                     programmes-souvenirs et le site                                      Web d’événements;                                    – Maintenir tous les sites connexes d’événement;                                    – Maintenir tous les programmes de vente de billets                                      en ligne pour des événements spéciaux;                                    – Contribuer aux politiques et procédures corporatives                                     et administratives liées aux communications. NIVEAU D’AUTORITÉ A. Structure Supérieur immédiat : Chef de la direction Nombre d’employés directs (le cas échéant) : Coordonnateur/Coordonnatrice, Communications du programme national; Stagiaire(s) des communications et pigistes/contributeurs bénévoles (journalistes/vidéo). Travaille de concert à l’interne avec : Coordonnateur/Coordonnatrice, Communications du programme national; Tous les départements Travaille de concert à l’extérieur avec : Agence de coordination (commercial), Fédération internationale (iRB), Unions provinciales, Médias locaux, nationaux et internationaux, etc. B. Pouvoir décisionnel Le gestionnaire ou la gestionnaire des communications possède l’autorité suffisante pour prendre des mesures nécessaires dans le traitement des questions de médias et des communications conformément aux limites, politiques et programmes budgétaires en vigueur. Au-delà de ces limites, les décisions doivent être approuvées par le ou la chef de la direction. QUALIFICATIONS ET APTITUDES DÉSIRÉES

  • Diplôme de premier cycle, préférablement en gestion du sport, en relations publiques, en communications ou dans un champ connexe avec au moins deux (2) ans de travail en sport et loisirs.
  • Expérience prouvée d’aptitude de rédaction de textes sportifs. Expérience avec d’autres formes de médias (montage vidéo, un atout)
  • Compréhension approfondie du fonctionnement et de la conception de sites Web.
  • Familiarité avec le sport du rugby, la communauté du rugby et les médias ouverts au rugby, un atout.
  • Passé qui démontre une capacité à ouvrir les portes auprès de nouveaux canaux de communication pour le sport au Canada.
  • Capacité démontrée à travailler sans supervision dans un cadre documenté de politiques et procédures.
  • Expérience de travail d’équipe, ainsi qu’un historique de rendement dans des situations exigeant de l’autonomie et de l’initiative.
  • Expérience dans la gestion de personnel et preuve de compétence et d’attribut de leadership.
  • Passé qui démontre d’excellentes aptitudes de relations avec la clientèle et de coopération en milieu de travail.

LIGNES DIRECTRICES POUR LES CANDIDATS La personne retenue doit pouvoir démontrer une flexibilité d’engagement de temps puisqu’elle pourrait devoir travailler pendant des heures prolongées, notamment les week-ends et en soirée. Le candidat ou la candidate pourrait devoir se déplacer par moment. Détenir un permis de conduire et un passeport valide est essentiel. Les personnes intéressées sont priées de soumettre leur curriculum vitae à d’ici le 1er avril 2013. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.

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